¿Cómo optimizar la gestión de la información en la actualidad?

¿Está preparado nuestro cerebro para hacer una gestión de la información que recibimos hoy en día? La respuesta es, no. La sorpresa es que no ha estado preparado ni ahora, ni en la Edad Media con esas bibliotecas de tantos monasterios, ni en las grandes bibliotecas de la antigüedad como la de Alejandría.

La sensación de agobio ante multitud de información, de datos y la limitación de tiempo …viene de muy antiguo. Ya en Alejandría, abrumados por la cantidad de documentos o manuscritos que tenían que manejar, se enfrentaron a este problema.

Y, ¿cómo solventaron el “vértigo” que sentían? Organizándose. Desde la antigüedad, en las bibliotecas se organizaron los documentos por materias y autores de forma que fuera sencilla su localización. Lo siguiente fue compilar la información. Ya los monjes de la Edad Media se dieron cuenta de ello y resumieron en pocos tomos lo que se pensó que era toda la información acumulada hasta el momento.

Pero, ¿qué haría hoy un bibliotecario de Alejandría? ¿Cómo organizaría la ingente información disponible? A la información escrita acumulada hay que añadir los centenares de publicaciones de blogs publicados por minuto, millones de correos electrónicos por segundo, volúmenes de datos de Zbytes, más de 500 horas de contenido nuevo subido a YouTube por minuto, y, seguro, que se nos escapa algo. De momento, parece que se desarrollarán más datos en los próximos tres años que en los últimos 30 ó 40.

¿Cómo gestionar hoy toda la información que necesitamos en nuestra vida y trabajo?

Parece claro: Organizarse, organizarse y organizarse.

La sobrecarga de información (“information overload”) es un término acuñado en 1970 por Alvin Toffler, escritor y científico americano, cuyos trabajos se centran en los cambios que se producen en la sociedad como consecuencia de ciertos avances tecnológicos. La sobrecarga de información tiene lugar cuando nos enfrentamos a más información de la que somos capaces de procesar y, en consecuencia, o bien se postpone alguna de las decisiones que se deben tomar o bien se toman decisiones equivocadas.

Es importante la gestión de la información puesto que tener la información organizada ya evita de por sí muchas interrupciones

¿Qué ocurre cuando nuestro cerebro alcanza su capacidad de proceso? Pues lo mismo que le pasa a un ordenador con demasiadas aplicaciones abiertas. Todo se enlentece y los errores aumentan. Como nuestro cerebro tiene una capacidad limitada de proceso cuando se produce una sobrecarga de información se produce una disminución de la calidad de las decisiones.

Está claro que la información que manejamos es demasiada para nuestro cerebro. Si a esto le añadimos que tenemos que procesar mucha información compleja, y esa información tiene que ser comprendida, compartida, comparada con otra información sintetizada para tomar decisiones, esta claro que necesitamos ayuda.

Si se tratara de un monje de la Edad Media o un bibliotecario de Alejandría, escribiría una enciclopedia. Hoy tenemos otras herramientas. Hay que organizar la información para acceder a lo que se necesita cuando se necesita, y tratar de no dispersarse con multitud de estímulos que distraen nuestra atención.

Entre otras propuestas actuales es fundamental clasificar la información con herramientas que permitan compartirla.

Existen muchas herramientas que le permiten compartir la información a distintos niveles: corporativo, departamental o en equipos de trabajo. Toda la información puede estar compartida y accesible (con los niveles adecuados de confidencialidad). Al aumentar la visibilidad de las distintas fuentes de información, como planes, documentación e informes de estado, se reduce el tiempo gastado en búsqueda de información y permite centrarse en los objetivos individuales.

Hoy en día hay herramientas, que permiten tener una única fuente conocimiento y reducen la incertidumbre sobre cuál es la última versión de un documento. Se puede compartir todo, desde información corporativa hasta notas de reuniones con clientes o documentación técnica. Si fomentamos en la organización la idea que toda la información debe compartirse todos podrán disponer de otro tipo de información como éxitos conseguidos o lecciones aprendidas. Es una forma útil de fomentar la comunicación y romper las estructuras separadas en las organizaciones.

También con dichas herramientas se puede llevar más lejos aún la compartición de información: para blogs personales dentro de la empresa, para las fichas de los clientes, las lecciones aprendidas, los valores, las personas, y mucho más conocimiento corporativo. Desde que se trabaja en remoto es una excelente manera de mantenerse en contacto con los compañeros: las personas comparten sus recetas favoritas, historias sobre cómo pasan el tiempo durante la pandemia, fotos, etcétera

Además hay que evitar distracciones. Es importante la gestión de la información puesto que tener la información organizada ya evita de por sí muchas interrupciones al no tener que solicitar a nuestros compañeros información que podemos conseguir por nosotros mismos.

Sin embargo, estamos sometidos a multitud de eventos que distraen nuestra atención: noticias, correos no urgentes, mensajes en el móvil… Las distracciones agotan nuestro cerebro. Los expertos dicen que trabajar con concentración consume menos energía y nos hace más productivos.

Administrar las notificaciones puede parecer fácil, pero hay que tener fuerza de voluntad para hacerlo realidad. Podemos fijar períodos de tiempo para trabajos de concentración y configurar los ajustes para que, en determinados periodos, silencie las notificaciones o los correos no urgentes.

También es fundamental utilizar adecuadamente la web. Internet es una herramienta tremendamente útil para conseguir información, pero el contenido web está optimizado para captar nuestra atención y mantenerla. Conectarse a Internet para ver las noticias durante el almuerzo es fácil, dejarlo, puede ser más difícil.

La estrategia en estos casos es la fuerza de voluntad, pero usar algunas herramientas puede ayudar. Existen aplicaciones que permiten marcar artículos para leerlos más tarde lo que facilita mantener la concentración en lo que está haciendo.

Los expertos también recomiendan dejar cerebro se recupere descansando de la sobrecarga de información a que estamos sometidos pero, dejar por un tiempo nuestros smartphones después del trabajo, es más fácil de decir que de hacer.

Hay que desarrollar planes que dificulten prestar atención al teléfono: dar un largo paseo en bicicleta, cocinar, hacer bricolaje, practicar deporte o hacer manualidades con los hijos. Estos descansos dan al cerebro un restablecimiento neuronal, lo que significa que será más inteligente y productivo cuando se vuelva al trabajo.

En definitiva, la única solución posible para manejar la ingente información disponible y convertirla en información útil para la toma de decisiones acertadas es organizarse y utilizar herramientas que nos ayuden a organizar la información y poder compartirla entre los miembros de nuestros equipos, con el resto de la empresa e, incluso, con nuestros clientes y proveedores. El uso de estas herramientas nos hace mucho más productivos y nos permite tomar las decisiones correctas basadas en los datos.

Guillermo Montoya Fanegas, CEO de DEISER