Aplicaciones cloud: mejoran el trabajo en equipo y la seguridad

Cuando la información crucial está atrapada en silos de equipos y no puede compartirse fácilmente, toda la empresa sufre. Por ejemplo, si el lado de negocio no puede compartir las prioridades estratégicas de forma eficiente con el lado de producto, entonces el equipo de producto entregará especificaciones de diseño incorrectas a los equipos de ingeniería. Si los equipos de ingeniería no están construyendo lo que necesita el negocio, entonces la empresa no puede entregar lo comprometido con el cliente. Sin acceso a la información –y al contexto- a través de roles dispares en el seno de una organización, los equipos luchan con dificultad por escalar, colaborar y proporcionar el valor adecuado según la complejidad del negocio va creciendo.

Estas fracturas pueden llevar a la frustración y a la desconfianza a toda la organización, un perjuicio importante dado que la colaboración productiva es crucial para el éxito continuado de una empresa.

Ya Evan Lerer, director de ingeniería en Redfin apuntaba, «Antes [de pasarnos a la nube], no había un lugar único para obtener nada. No podíamos seguir realmente dónde estaba el trabajo, especialmente cuando estaban involucradas personas que no están en Ingeniería. En un momento concreto, necesitamos un nivel diferente en cuanto a compartir y comunicar, y una forma mejor de gestionar los proyectos grandes que involucraban a varios equipos… Necesitábamos un flujo de trabajo centralizado para permitir eso, y ninguna de las herramientas que teníamos servía para hacerlo.»

Ahora bien, si conseguimos organizar los equipos en la nube se puede salvar este problema y se puede llevar a cabo en dos direcciones, por un lado las integraciones fluidas entre aplicaciones cloud  permiten que los datos fluyan fácilmente, así como la polinización cruzada de ideas, y por otro las herramientas en la nube están construidas teniendo en mente la extensibilidad, y típicamente proporcionan conjuntos robustos de APIs, conectores y plugins para navegadores que permite personalizar las integraciones para que se ajusten a las necesidades específicas de la organización.

Cuando se tiene acceso a la misma información, a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, se tiene la libertad para trabajar en cualquier lugar en el que haya conexión.

Según un reciente estudio de Harvard Business Review, el 96% de los trabajadores reconoce que necesita más flexibilidad en su vida laboral, pero solo el 47% tiene acceso al tipo de flexibilidad que necesita. Esto incluye la posibilidad de trabajar en horas no convencionales, la autonomía para apartarse del trabajo cuando se necesita, y las herramientas que permiten trabajar en remoto. Este es el tipo de flexibilidad que los equipos hoy necesitan para hacer su trabajo lo mejor posible en un mundo rápidamente cambiante.

Cuando las empresas usan productos SaaS basados en la nube, los silos de la organización se descomponen y los equipos pueden trabajar con mayor visibilidad, transparencia y contexto entre roles y diferentes departamentos de la compañía. Si los planes y los datos se organizan en la nube, no importa en qué punto del mundo estén. Incluso a medida que los flujos de trabajo y los procesos se hacen más complejos, la organización puede seguir escalando sin sacrificar la calidad del trabajo.

En Frugo, los especialistas destacados a nivel mundial en Geo-data, emergieron silos entre equipos. Cada individuo tendía por defecto a su método de comunicación preferido: email, mensajes de chat, notas adhesivas, conversaciones de pasillo… No es un modelo escalable de colaboración cuando la agilidad y la rapidez de llegada al mercado son las claves del éxito. Cuando los equipos adoptaron una suite de herramientas de colaboración de flujo de trabajo integrada, fueron capaces de derribar las barreras de comunicación, posibilitando una experiencia de trabajo en equipo fluida.

Ahora bien, cabría preguntarse cómo cambia la seguridad con tecnología cloud. Las organizaciones de IT pueden ser cautelosas a la hora de colocar datos críticos para el negocio en aplicaciones que no gestionan directamente, a partir de las preocupaciones sobre seguridad de los sistemas. Algunas necesitan garantías de que el proveedor puede cumplir las regulaciones de su sector en lo relativo a privacidad y conformidad.

Seguridad de las aplicaciones cloud

Mientras que las preocupaciones en seguridad son siempre la prioridad más importante para los líderes en IT, Forrester reporta que el 21% de quienes toman las decisiones afirman que una seguridad mejorada y la capacidad de cumplir con las regulaciones son motivos importantes para preferir la nube. De hecho, las empresas reconocen que los proveedores cloud pueden proporcionar un producto que es más seguro que sus propios centros de datos – si ellos también comparten las responsabilidades.

Las buenas noticias son que hay muchos proveedores cloud que cumplen, para elegir.

Los proveedores cloud a menudo dedican más recursos a seguridad, privacidad y conformidad que la organización de IT promedio puede permitirse, y muchos tienen equipos con especialidades en gestión de las últimas amenazas de seguridad. Después de todo, su reputación –y su plataforma completa- está construida sobre la confianza de los clientes.

¿Cómo distinguir si un proveedor cloud cumplirá con los requisitos de seguridad y privacidad? Al evaluar a proveedores cloud, pregunta sería qué certificaciones de conformidad han recibido. Se debe evaluar también el tipo de datos que los equipos introducirán en la aplicación y el riesgo real de ser expuestos, ya que no todos los datos requieren del mismo nivel de gestión de riesgos. Y finalmente, hay que considerar cómo se gestionarán los permisos y el acceso de cada individuo a los datos en el sistema.

Otro beneficio de las aplicaciones cloud es la resiliencia de la plataforma y la calidad. Con software autogestionado un equipo de IT es responsable de identificar bugs o defectos, cumplimentar tickets de mantenimiento para el proveedor, esperar a la siguiente versión mayor y, entonces, instalar las actualizaciones cuando una solución esté disponible. Con las aplicaciones cloud, se recuperas todo ese tiempo. Con la mayoría del software cloud ejecutando automáticamente, la última versión, tan pronto como un bug es identificado por el proveedor u otros clientes, el problema puede ser rastreado, resuelto y se puede desplegar una solución –todo antes de que el equipo experimente el problema y sin requerir ninguna acción por parte del cliente. Pero, ¿cómo gestionan los equipos de IT las aplicaciones cloud?

Con las aplicaciones cloud se recuperan todos los tiempos

El gobierno cloud es a menudo una nueva actividad de los equipos de IT, y es diferente de gestionar aplicaciones on-premise. En vez de gestionar herramientas y sistemas, se gestionan contratos y relaciones, interna y externamente. Con los proveedores, se gestionan los términos de la licencia. Con el equipo de seguridad y el departamento de compras se asegura que el proveedor pueda cumplir todos los requisitos de conformidad. Y los administradores IT necesitan asesoramiento para gestionar los datos que se almacenan en la instancia.

Al principio, la curva de aprendizaje puede parecer empinada pero, a largo plazo, trasladar el grueso del mantenimiento de sistemas e infraestructura a un equipo del proveedor–los que mejor conocen su aplicación- es un enorme ahorro de tiempo. Y, a su vez, trasladar esta responsabilidad al proveedor ahorra costes.

Llegar a comprender estos beneficios requiere cierta visión y planificación. En la mayor parte de los casos, los costes adelantados de desplegar aplicaciones SaaS basadas en la nube son mucho menores que los sistemas on-premise autogestionados. Pero las políticas y auditorías son necesarias. Las organizaciones pueden ver que los costes de usar productos SaaS comienzan a aumentar si el uso del sistema no se gobierna adecuadamente.

Un ejemplo habitual es cuando los equipos comienzan a utilizar las herramientas cloud entre unas pocas personas, usando su propio presupuesto discrecional y sin aprobación de IT. Llamamos a esto “IT en la sombra”, y puede no solo impactar los costes significativamente si no se vigila. Con herramientas en la nube desconocidas o no autorizadas, la organización puede perder la oportunidad de ahorrar, por ejemplo, al consolidar subscripciones en un único contrato con un proveedor. Y si los equipos utilizan herramientas similares hechas por diferentes proveedores, puede haber costes no previstos relativos a la pérdida de eficiencia en los flujos de trabajo.

En una encuesta reciente de Forrester sobre las prioridades en servicios, el SaaS era el área de inversión número uno para la transformación digital, con el 58% de quienes toman decisiones en servicios afirmando que habían invertido en SaaS como parte de su estrategia de transformación digital o que lo harían.

Ahora toda la propuesta de Atlassian Cloud se ha convertido en una alternativa fundamental para ahorrar costes de infraestructura y poner foco en los negocios. DEISER, 13 años trabajando codo con codo con Atlassian como partners, y desde 2011 con el nivel Platinum, colabora activamente en ello ¿cómo? a través de este formulario.

Guillermo Montoya, CEO DEISER